4条关于如何写好电子邮件的秘诀
任何人在踏入职场的第一天开始都迫不及待的想要了解那些”神秘”的职场法门和捷径.极有可能忽略了身边的一些小事.但有时,效率正取决于你做好了多少件微乎其微的小事,而不仅仅依赖于你有多么远大的理想.
暂时忘记远方你要攀登的高峰吧,今我们就从脚下的小路开始…
在我描述了种种不好的商业写作习惯之后.你一定会问我怎样才是正确的方法?很高兴能提及这方面的问题, 因为下面的几点就是针对这种情况的建议.
1.可执行性. 一份备忘录,报告,或者幻灯片与经典名著双城记的最大区别就在于前者是具有可执行性的.一本小说是为了让人欣赏,商业文档则是希望阅读者去执行一些事情:比如投资一家爆米花公司,填写一份器官捐献表格或者有序的疏散一座大楼里的居民.
问问自己:我的邮件是不是为了让读者去做执行某些事情的?如果不是,为什么我还要发这封邮件?
2.直截了当表达你的意思. M·奈特·沙马兰(惊悚片导演)是专门拿钱来吓唬观众的.而我们拿钱确是为了不让我们的老板收到惊吓. 不管你的目的是什么,在第一行直接写出来. 神秘感和情节是很好的娱乐和寓教方式,但如果你并不他们为生,那最好还是在文档中开门见山的表达你的意思.
问问自己:是否读者在没有详细阅览内容之前,仅从你的标题或第一句话就能了解你的意图?如果不能,那读者可能就不了解为什么在你连清晰的意图都没有时还在坚持你信(文档)中所写的内容.
3.不要假设. 你觉得你文档的读者需要了解像”如果地铁工人罢工项目就不能完成”或者”一切都取决于未来100年内不会发生5级飓风”,再或者”雷曼兄弟的破产会不会让整个行业分崩离析”这样的问题么? 让你的读者自己去思考. 不要假设每个人都会记得你说的每句话.如果你担心某段措辞,条款或者引用会引起别人的迷惑时,只需要有针对的解释清楚就可以了.
问问自己:有那些我写的东西是读者已经知道或者应该知道的?我是不是下意识的没有表达清楚?如果答案是肯定的,那么他们会对我之后说的东西表示迷惑也就不奇怪了.
4.清晰的思路. 你收到过多少封正文写着”你有什么想法?”而后面跟着长长的一串转发内容的邮件? 这封邮件的作者一定是在说,”我实在没时间跟你解释我的原因或者我想让你做什么.” 当你写邮件的时候,确保你已经对你的想法或者你想让读者花时间去做的事情进行了清晰的解释.
问问自己:我是不是已经在邮件中告诉读者我的看法或者可供读者回应的选择.如果没有,为什么我会假设他们能了解我的思想?
原文: 4 Tips for Writing Better Email
作者: David Silverman
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