我会很好Imoook » 职场说明书

像Google一样开会[转]

imoook — Tue, 23 Feb 2010 03:57:50 +0000

像Google一样开会

“开会”，在现在的商业运转中，这两个字的名声非常不好，因为真正能通过会议这个形式取得什么成果的很少。我记得Dilbert（美国漫画家）曾经有一幅漫画这样画的：几个人围着桌子坐着，会议组织者说“今天会议没什么特别的议程。像往常一样，我们就就抱怨下、做些没什么干系的发言就好了”。

现在会议基本上就是这样的，大部分的会议都是无序的、没有激情的、没有效率的。但我们的会议是可以开的更好的。

当我决定写一篇关于如何开展有效会议的文章，我找到了Marissa Mayer (Google搜索产品的副总裁，see BusinessWeek.com, 6/19/06, “Marissa Mayer: The Talent Scout”)，在我所认知的人中，她在会议方面有着最丰富的知识，并且她领导创造了当今一些最有创新意义的产品，这也让我为她在会议组织方面的才能上加了不少分。

Mayer平均每周开差不多70个会议（SweetRiver译注：会霸…囧rz…），并且作为最后一道关卡来把关Google工程师、项目经理向Google创始人Sergey Brin和Larry Page来陈述、推销他们的想法的机会。一共有8个由directors, managers和engineers组成的团队在产品开发的各个阶段，向Mayer汇报。

在Google这样的公司里，大部分的工作都在会议中开展，Mayer的目标就是确保她的团队有明确的工作指令、战略方向以及有足够支撑行动的信息，并且同时让他们感觉有前进的动力并受到了尊重。Mayer她成功开展高效会议的6个秘诀就是：

1. 有一个明确的议程

Mayer要求每个会议都必须有明确的议程，内容包括参会者希望讨论的问题的大纲以及他们将如何最有效地利用自己的时间。当然，议程需要有一定的灵活性，Mayer觉得议程更多地扮演这样一个角色的工具：议程迫使参会者仔细思考自己希望在会议上所达到什么目标以及如何最好地去达成这样的目的。

2. 指定专门的note-taker（SweetRiver注：和我们一般概念上的“会议记录员”还不一样）

Google的会议一大特色就是有很多的投影…..。一面墙上投影现在的presentation，旁边会再有一个投影仪展示当前会议的记要（SweetRiver注：原文想要表达的意思应该是不仅要找一个专门的会议记录员，还要专门的投影实时地展示当前会议的记要，以确保参会人员能在会议上达成真正的一致），可能旁边还会有一个投影显示着一个4英尺高的在走的计时器！！Google高管们相信，通过制作一份官方的记要，可以最大程度地马上消除不准确性和不一致性。

那些没能参加会议的人会收到一份会议的记要。当有人试着回想会议的决定、团队前进的方向、接下来需要做什么工作，他们可以有这样的标准官方记要参考。

3. 钻小会（Carve out micro-meeting）

Mayer留了大量的小块时间段去参加那些有特定议题或者关于特定项目的小会。比如，在她与创始人兼CEO – Eric Schmidt的每周2小时的会议中，她会抽出5-10分钟间隔（或者更长，这根据主题而定），去参加那些特定领域的会议，如关于站点表现的周例会、新产品发布等等。

如果有什么紧急情况发生，这种方式给了Mayer足够在会议前调整议程的灵活性。这也慢慢让会议变得更有重点。Mayer对她的团队成员也是采取同样的策略，更多是5-10分钟的短交流（她的行程安排所允许的最短时间段），而不是30分钟的促膝长谈。通过这样地在一个大块时间段钻出时间参加小会，她可以收获更多。

Mayer有着engineering和computer science方面的背景经验，自嘲地称这些micro-meetings是“降低流水线上的延迟” (reducing latency in the pipeline)。这就是说，如果她的一个员工想跟她讨论一个问题，这位员工可以在Mayer的某一个大的时间块上跟她预约一个10分钟的micro-meeting，而不是等她下一个空闲的30分钟，——这30分钟可能2个星期都等不到。

4. Hold office hours.
SweetRiver译注：Hold office hours的意思可以看下Harvard Business Review的这篇文章。其实就是类似“答疑时间”的这样一个概念，即某人固定时间待在office里，保证你在这段时间的时候能找到他，跟他交流。这样的“答疑时间”可以让你更加亲近您的员工、更加了解公司内的事情、更加有机会听取意见和新的idea、更加有效的处理来自下层的一些问题，特别让你不会变成那种永远看不到的untouchable的神人一样。我没有想出比较好的中文词组来表达这个意思，所以下面都会保留英文。

Mayer的这条秘诀来自她在Stanford做computer science教师的经验，她也是在Stanford遇到了Google的两位创始人。Mayer的office hour每天下午4点开始，每次一个半小时。

员工将他们的名字写在她office外面的一块白板上，然后她按照先进先出的方式对队列进行处理。有时候是PM需要她在一次市场活动上的认同，有时候是一些员工想向她sell（推销）自己的一个想法或者设计 (see BusinessWeek.com, 6/30/06, “Inside Google’s New-Product Process”).

Mayer说: “我们很多有意思的产品都是在这个office hour里捣鼓出来的，Google News, Orkut [Google's social networking site]（SweetRiver译注：这里作者居然给Orkut加了一个英文注释，看来Orkut是比较痿，囧~~）, Google Reviews, and Google Desktop这些产品的idea都是首先在这种office hour里出现的”。在这短短的一一个半小时的office hour的时间中，Mayer可以开多达15个会议，平均每个人7分钟的时间…….

5. 要数据，不要政治（Discourage politics, use data）
Mayer曾经谈到的“9个关于创新的意见”（”Nine Notions of Innovation”）中的一条就是“要数据，不要政治”(see BusinessWeek.com, 6/19/06, “9 Notions of Innovation”).

一个公司里，如果老板会根据他对人的喜好而不是他对产品和设计的客观想法来做决定，如果参加会议的人都会觉得老板会给他所喜欢的人所作的设计开绿灯时，那这条意见就非常有必要了。

Mayer相信这样的价值倾向会让员工士气低落，所以她把审批流程（approval process）变成了科学。Google会根据一些明确的度量指标来选择好的设计。选择是基于价值以及事实，而不是个人关系（Designs are chosen based on merit and evidence, not personal relationships）。

Mayer不希望在设计会议上听到类似“I like”这样的句子，譬如“I like the way the screen looks”。而她会鼓励类似“he experimentation on the site shows that his design performed 10% better”这样的言论。Google是建立在客户反馈数据驱动的企业文化上，而不是建立在内部政治上（现在很多的企业都是），所以对于Google来说，“要数据、不要政治” works。

6. Stick to the clock.
为了给会议增加点压力以保持参会人员的注意力，Google的集会一般都会非常特色地在墙上都投影一个巨大的计时器，给特定的会议或者议题做倒计时…..。这真的真的就是一个网上可以下载的timer，跑在PC上，然后投影到4英尺大小。

想想当从会议室外面来看里面的情况，那一定非常疯狂：墙上同时投影着若干的影像：presentation, transcription（参第2条）, 然后还有一个mega-timer！不过，在Google，it makes sense，在创造性的混乱中引入结构！！通过这个Timer给会议带来的轻微的压力感使会议保持on schedule。

Mayer同时对这个timer也有一个忠告：对timer保持健康的幽默感。(同时，我对Mayer的采访的timer也快到到时间了，但是Mayer让timer变成了一个有趣、友善的提醒物，而不是对我们谈话的粗鲁打断。)

请记住，这些会议技巧在Google里用的很好。虽然可能并不适用你们公司，但这六个秘诀应该可以给你一点如何让会议不浪费时间、更加有效的良好的启示。

如何成为办公室里最受欢迎的人

imoook — Fri, 15 Jan 2010 00:00:43 +0000

还记不记得高中时代每天在想如何成为学校里最受欢迎的风云人物？但仿佛“受欢迎”这种东西仿佛在离开校园时一夜之间和你没有任何关系了…对么？

很多研究都显示并证明在校园的人际关系中，受欢迎的学生大部分学习较好或和同学关系更融洽。2009年，美国著名的组织心理学家提摩西和B.A.斯考特教授在佛罗里达大学展示了“好人缘”在建立成功的职业生涯中扮演的重要角色。两位教授为“受欢迎”下的定义是“融洽的被他人接受”并且将气概念化为一种职场人性格及及其在团队地位之间的关系。在调查了两组不同的职业人样本后得出结论，办公室中的同事更容易同意那些“受欢迎”的人表达的意见。而且感觉“受欢迎“的雇员更容易得到公司优厚的待遇。这是为什么呢？两位教授认为从情感及重要性的角度，“受欢迎”的人显得更值得交往。而那些表现出“随和风趣”的人更容易提升周围同事的工作状态以及更容易完成工作任务。

很多人写过如何改善提升人际关系的书，我并不是要推荐你读其中的任何一本。取而代之的是，我将列出一些非常容易的小窍门以帮助你成为办公室里最受欢迎的人。

对他人表现出兴趣：人这种动物永远都喜欢谈论自己并且乐意看到他人用心聆听。所以花些时间研究一下同事圈子里当下最热门的话题并且就这些话题和他们站看讨论，你并不需要准备长篇大论，只是静静的聆听就能使他们更开心并且很大程度上开始喜欢你。
转移关注：不要在每次大家的讨论中，总是喋喋不休的描述上个周末你和你的男朋友或者女朋友去的某个热门的酒吧，如果同事打开了某一个话题，不要马上就把谈论的内容转向你自己。对他们所谈论的东西表示出你的兴趣，甚至表现出羡慕。这会让你成为他人眼中更容易相处的人。
自信：与缺少自信的人交谈会让人感到紧张或者尴尬。当和同事交谈时，尽量表现的自然以及放松，不要管此时此刻他人对你的印象如何。你的态度就是他人眼中最真实的印象。
组织活动：你不用成为团队里的强心剂，但偶尔下班后组织一些大家一起喝茶聊天或者唱歌跳舞这样的小活动则能使团队中的每个人相互熟悉。人们喜欢集体社交活动，而往往活动的组织者都是团队里最受欢迎的人！
提供帮助：慷慨的为他人提供你所知道的知识，专业能力和时间，不要苛求回报。人们都喜欢那些可以再关键时刻求助的人，尤其是那些热心提供帮助并且不会到处邀功的人！

希望这些方法可以帮助你提升人气，成为新年里办公室最受欢迎的人！

如果你喜欢我的文章，欢迎你转载，只需要标注出自www.imoook.com即可，谢谢！

关于工作你应该回答的10个问题

imoook — Mon, 28 Dec 2009 07:20:16 +0000

临近09年岁末。面对即将来临的2010年，你对自己在09年的工作满意么？在这一年的最后几天中，抽点时间，停下手头的工作，验证一下下面这10个问题的答案。看看有几个能得到肯定的答案？

这份工作真的值得么？换句话说：我的工作能为别人带来影响么？能帮助别人么？我有没有为世界作出自己的一点点贡献？一份值得付出的工作能带给我们自我价值体现的成就感。
我在享受我的工作么？你能从现在正在做的事情中得到精神上的满足么？
我学到什么了么？如果你正在当前的岗位上成长或学习，那你就正在为自己的职业生涯做投资。如果你停止学习并且日复一日的重复每天的工作，也许就需要思考一下是否需要作出一些改变。
这份工作能达到我的目标么？现在的工作有没有为你带来一些有用的经验可以用在将来想做的事情上？
有没有得到合理的回报？客观的衡量一下现在的工作有没有为你的实际付出带来合理的金钱回报？
我和老板合得来么？难缠的老板约等于一份难缠的工作。如果这个问题的答案是否定的，你可以阅读一下这篇“如何与老板相处的7条建议”。
我和同事合得来么？融洽的工作环境和友好的同事能让很多事情事半功倍，也可以让很多问题变得更容易解决。
我有没有充裕的空间施展自己的创造力？对许多人来讲创造力对于他们的工作至关重要？你的创造力能得到完美的发挥么？
我的生活与工作之间能达到平衡么？每个人都需要与家人相处，但工作往往占用掉一天大部分时间，于是我们便在工作与生活之间达成了某种平衡。你有没有得到足够的时间享受自己的生活？
我为自己的工作感到骄傲么？这其实是一个与其他人没有直接关系的问题。但做一份令自己引以为傲的工作对很多人来说非常重要。你对自己的现在所从事的工作感到骄傲么？

对应上面的10个问题，越多肯定的答案就代表越好。你有几个问题得到了“YES”?

你还可以在把所有的问题按照对你的重要程度排个序。也许对某些人来讲一份有价值的工作很重要，也许其他人则更喜欢轻松友好的工作环境和容易相处的老板。对比一下那些得到肯定与否定的问题之间的重要性。比如：也许在工作中的学习经验对你来说比得到一份高薪回报更重要。同时，如果你在很多重要性靠前的问题上都得到否定的答案，那么在新的一年里，你就需要认真的问问自己如何做出改变或者如何才能找到一份更满意的工作。

如何与老板相处的7条建议

imoook — Tue, 15 Dec 2009 05:55:09 +0000

教你如何与老板相处的文章有的是。

但谁也没说出了问题怎么办！谁也没说如果你觉得老板很难相处怎么办？

可能是你们之间的信任出了问题，再也许是沟通不利甚至他压根就不尊重你怎么办？天天盯着一个不喜欢的老板确实挺委屈的，本来就不好做的工作变得更难了。

要是摊上这么个领导怎么办？除了立马换工作，打上级打小报告，跟同事发牢骚之外没有别的办法么？有，而且有7个。（以下的建议同时适用于你的男老板或者女老板）。

听听其他人的意见？在办公室里打听打听是人人都对老板有意见呢还是只有你一个人？旁敲侧击的调查一下老板在大家心里的印象 – 千万别拉住谁就问“你觉得XX总…是不是…”，迂回一点。如果大家都遇到类似的问题，你就能知道老板工作的方法是什么样，也就可以用他更容易适应的方法做事。但如果只有你自己觉得老板有问题，那就应该想想到底是老板难伺候还是自己的方式有问题了。
“为什么？” – 把你认为老板难相处理由都列出来。很可能里面就有几条是以“XX总老是…”开头的，这些问题多数都是假设，小心仔细的试着验证一下，也许你老板的很多问题并不像你想的那样。
促膝长谈 – 如果以上两条都没用，那就在老板没事的时候跟他约一个会议。告诉他有些重要的事情想和他讨论一下。当你们坐下来的时候，冷静并且理性的向他解释你感觉与他的关系有些不和谐，并试着讨论一下是什么出了问题和如何解决。请避免长篇大论和抱怨（如果你不想马上就丢了工作）。尽量靠事实说话。而且尽量让领导主导你们之间的交谈。试着站在他的角度看待你俩之间的问题。看看在建义2里列出的假设是否还能成立。
达成解决问题的计划 – 如果你们两个都希望解决问题（大多数老板都会），就可以接着达成一份计划。这份计划里包括：老板想让你做什么？如果你做到了他会不会满意你的表现？他的满意会不会改善你们之间的关系？
就算你实在无法认同他的任何提议，最起码也要在你专业范围内达成一些共识。最理想的情况是你们彼此都能为了改善关系在这个计划中做出某些改进。
尝试了解老板的目标与动机 – 最后，你遇到了千载难逢的又懒，又狡猾又令人生厌的老板。还是可以努力一下，发现他的工作重点和目标。如果你能通过工作帮助他达成目标，你就可能适应与他的合作。这是职场中最重要的规则 – 帮助你的老板达成他想做的事，不管你是否喜欢她/他。而公司其他人只会看到你的成果和功劳 – 尤其是他们也知道你的老板是个很难伺候的人。
换个部门 – 如果这些都没法改善你们的关系，估计晋升就更不可能了，也可以试试在公司内部换一个部门工作一段时间。收集一些在其他职能工作的经验。最终你的老板也会升迁或者离开。如果你能成为一个积极的有贡献的员工，那么也许你就是下一个老板并且做得比他更好。
辞职 – 如果看到这里你的想法连一点都没有改变的话，我看还是辞职吧！人生本来就苦短，哪有时间在工作中不开心啊？如果你尝试了上面的办法依然无法改善和老板的关系，那就是时候换一个工作了。总会有希望找到充满激情勤奋努力的员工为他们工作的老板的。

或早或晚我们都会遇到难对付的老板。没必要为此变得闷闷不乐或者暴跳如雷。关键在于如何找到让你们之间都能适应的工作方法。这绝对是可以改善的。

如果你喜欢我的文章，欢迎你转载，只需要标注出自www.imoook.com即可，谢谢！

4种让时间为你工作的方法

imoook — Thu, 19 Nov 2009 07:43:31 +0000

我敢打赌你手头一定有几件非常想马上开始的事情。也许是经营自己的生意、想写本小说、学一门新语言或者考个什么证书。或者也许只是想打扫一下房间，整理一下桌子上的文件要不就是修理一下家里的电器。甚至哪怕是抽出一点时间锻炼，思考或者写日记一类的事情，但你从来可能没机会真正开始并着手完成这其中的任何一件。

可能你的问题是，生活已经被那些每天的日常的工作、活动塞得满满当当，哪里有闲暇时间去做自己想做的事情？

所以这里整理了四种能摆脱束缚，让时间为你工作的方法：

善用每天的第一个小时

有多少次你告诉自己只要完成了其他事之后就会开始自己真正想做的计划？

又有多少次当一天结束的时候你已经精疲力尽不想在做任何事？

有多少次原本可以做事的时间被无端冒出来的琐事偷走？

一个简单的办法就是用每天的第一个小时去完成那些对你来说真正重要的事。所有其他的事情完全不在乎等一个小时之后在开始。

提前安排好日程

如果看起来你很难为周末大扫除或者自己的商业计划腾出一天或者一个周末的话，马上拿起你的日程表，在未来的几周里圈出一天或个一个周末，提前支开其他的活动，只在那一天写下那件对你最重要的计划。

像你正在参加某个重要会议一样来安排这几天。如果有人在这邀你外出或者请你帮忙，请解释你正在忙，实在无法脱身。

你会发现工作或者原本应该占用这段时间的活动都会稳妥的再原地待命，而你却腾出了一大块时间去完成你自己的计划。

请求朋友的帮助

有时候，哪怕在一个月里腾出一天或者一个周末都是件很困难。也许你有孩子需要照顾、有兼职需要应付、或者有其他的无法脱身的安排。

这就是朋友或者家人能为你提供帮助的时候。不要害怕像你的朋友或者家人请求帮助：大多数人会非常慷慨的伸出援手。也许在你需要专心于自己的商业计划书时，请朋友帮忙照顾一下小孩；也许在你去健身房的时候请你的另一半做一下晚饭；和朋友们讨论一下你的计划该如何实施，向寻求一些建议，也许他们甚至会主动提出帮助。

朋友还可以给你最需要的鼓励。偶尔的一个电话电话甚至微博上相互问候，让朋友敦促和检查你的计划进度。大多数时候，鼓励可以让你更容易保持一颗进取心，不断进步。

相信自己的意志力

最后，为了完成那些真正对你重要的事情，你需要自己的意志力。

也许你希望那些对你来说重要的事情 – 比如写一本小说、开始自己的生意会给你持续的动力。但很有可能，你会在中途感觉到疲惫、困难与沉闷而让你不想继续。

每当这些时刻，你就会想要打开电脑检查邮件、看电视或干脆去睡大觉。

意志力需要在这一刻发挥作用。不要告诉我你没有意志力 – 我们每个人都有。你越经常提醒自己意志力的重要性，对意志力的控制就越容易。有些时候，你甚至需要强迫自己为计划付出行动哪怕你并不想做 – 因为你需要告诉自己持续的推进那些对你重要的事情的感觉一定会更好。

有了以上的四种方法，你就可以真正问问自己：我如何为我自己的计划安排出时间？我如何完成这些计划？最重要的，我如何让时间为我工作？！

另外我最近想要研究一下比较通俗易懂的股票或者证券交易的指导方法，如果你有好的意见或者想法，请在评论中留下您的意见，或者发送邮件（knowat@gmail.com）给我。期待与您的交流。

欢迎您转载我的文章，请注明来自www.imoook.com即可！谢谢！

三种在日常工作中增加收入的方法

imoook — Thu, 12 Nov 2009 05:09:11 +0000

在过去的一年时间里或者说经济危机的这段时间里，我和一些还没有丢掉工作，没有受到太大影响的朋友进行了一些关于如何在日常工作中增加收入的讨论。

这些朋友没有跳槽的打算（也没有办法去投资某些项目），也已经算是很“会过”的人了，而且也确实没有太多的空闲时间。似乎听起来不太好，对吧？

事实上，这种情况并不太坏。下面列举的三种方法可以让你在日常工作上增加一点额外的收入。当然这些方法并不需要花费额外的时间，也不需要跳槽或者兼职一份新工作。都是可以直接应用，并且马上能让你每个星期获得更多现金的方法。也许这些方法对有些人来说太简单了，但是以我生活中的观察和经历，大部分人在自己的日常工作中并没有这样的习惯。

第一条-按时上班

任何时候某个员工找到我要求加薪，我最先参考的信息是什么？不是以往的工作历史，不是上一次加薪的幅度，我会直接去查看一样东西 — 他的考勤。对大部分公司员工，都能很容易找到因为迟到而扣发的工资。所以，如果你希望得到加薪，尤其是在你没有特别突出的加薪表现时，为什么不从每天按时上班开始呢？举个例子。如果说一个员工每小时挣15块钱（折合每月约3000元税前工资），但是每周总有三天迟到15分钟。每周你就会少收入11块2毛5。而如果从今天开始每天都按时上班，就相当于争取到了一份585块钱的年度加薪。

第二条-更加努力

对我来讲任何找到管理人员要求加薪的最好解决办法就是更努力的工作。基本上大多数要求加薪的人其实都是公司中“中不溜”的员工。想想看，工作最差的员工在任何公司中最终都会选择自动离开或者被公司“解决”。而工作顶尖的员工则不需要担心任何事情，为了留住他们企业往往会打典好一切。这就留下这些没有加薪的“中不溜”员工。假如向“顶尖”靠拢一点点话，你也许就会发现增长的薪水会自动跑进你的钱包。事实上，大多数情况下，这根本和“工作表现”无关。“投入”这个词应该更恰当。想想看，也许你不是世界上最棒的清洁工，但是你总是按时上班，每天都会投入最大经历完成自己的工作，而且总是愿意完成企业的要求。有这样表现的员工其实很少需要“提出”加薪。

第三条 – 自带午餐

我很确定大家都明白自带午餐说的是自己带自己做的午餐。所以这里我们就只做一下简单的计算。假设每周你外出吃午餐5次，而且平均每次花费10元。同时假设如果每天打包自己前一天剩下的晚餐只需要大约2元。那么换成自带午餐将为你每周节省40元，每月节省160元，而最终每年将会为你节省大约2000元。不需要多说了吧？

所以总结来说 - 这就是三种完全不需要你在做另一份工作就可以增加收入的办法。你可以马上在你每天的工作中试试这些方法，更重要的是这些方法完全不需要花费任何时间和精力，完全不需要你做任何额外的工作。

欢迎您转载我的文章，请注明来自www.imoook.com即可！谢谢！

职场工具 – 工作中的艺术:情绪音乐

imoook — Wed, 22 Apr 2009 05:19:15 +0000

心理医生认为，倾听音乐是忙碌的现代人自我心理调适的好方法。音乐能表达情感，音乐的旋律、节奏和音色通过大脑感应可唤起听者相应的情绪体验，激发和释放内心积极的情感，宣泄消极的情感。音乐还能吸引和转移人的注意力，改变或抑制现有的负性情绪，从而获得良好的心理状态。

在西方，音乐疗法在过去的半个世纪里被科学家们充分应用于不同的临床领域。美国医学家曾统计了35名美国已故著名音乐指挥的年龄，他们的平均寿命为73.4岁，高于当时美国男子的平均寿命5年。音乐的确有缓解情绪的作用,所以作为上班族,你可以试试下面的音乐:

心烦意乱无心工作的时候

巴赫: 平衡、秩序和安全感

《古钢琴协奏曲第三乐章》： http://www.1ting.com/player/02/player_278230.html

《G弦上的咏叹调》： http://www.1ting.com/player/02/player_278224.html

情绪低落的时候

拥挤的交通,阴霾的天气,空气中还有点点灰尘的味道,还有什么事情能让你值得高兴呢?试试舒伯特的音乐,轻缓而明亮,也许能让你稍稍改变心情.

舒伯特: 舒缓清澈流动的音乐

《b小调第8号交响曲》： http://www.1ting.com/player/98/player_20793.html

《降E大调即兴曲》： http://www.1ting.com/player/98/player_20792.html

全无斗志的时候

虽然不能让你斗志盎然,但是这首随想曲至少能给你带来不同的感觉. 有时换一种角度想问题也未尝不是一种出路.

柴可夫斯基: 感染力与激情

《意大利随想曲》： http://www.1ting.com/player/02/player_278368.html

决策的艺术 – 7个让你更容易做出决策的秘诀

imoook — Mon, 20 Apr 2009 17:03:52 +0000

我们生活在一个信息互联的世界,每个人都为了实现自己的目标而面对着大量的信息和工作. 这个过程中很重要的一部分就是团队合作. 就算你是一个习惯独立工作的人,迟早也会由于环境的依赖而与他人合作.这篇文章将会从如何更好的控制这个方面的问题为你提供一些建议,使你能更高效和高质量的参与团队工作.

我们与他人合作是因为我们需要别人的想法和专业技能去实现更大的目标.合作的基础就是关于我们如何与他人达成共识,可能是明确的或者不明确的共识,是关于我们想一同完成什么样的事.经常达成共识会为我们节约宝贵的时间与工作量.试想在一天的工作中你(或者邮箱里)有长时间是花费在于与他人达成共识上的.

通常在会议或者电话会议中只有百分之十的时间是真正能产生效益的.大多数情况下,工作中的各种协议是以电子邮件的形式达成的,这不完善. 专业技术博客罗伯特.司考博在去年十月份的文章中指出当一定数量的团队合作时,为达成目的沟通而产生的电子邮件总数大约是团队人数的平方.就像一个八人团队在完成某个决策时会产生大约64封邮件.

我发现在我的职业生涯中好的决策是成功的关键.有效率的会议固然很好,但是大多数的决策是在邮件中产生的.现实就是这样. 但其中的问题是邮件比较缺乏透明度和可统计性. 加之收件箱里难以索引和查找的邮件列表使整个沟通的过程变得很难记录。

更糟的是缺乏直接性的邮件就像进了沙子的引擎会增加额外的摩擦力一样经常在决策的过程中带入一些个人和办公室政治的纷争。在我的工作中，我必须注意邮件里的每一个细枝末节，这很浪费时间。在阅读之后我还得给每个人发送邮件以使每个人都能对提议达成共识。最可恨的部分是在提议通过了之后，每个人还得重新对整个过程进行回顾,因为在如此繁复的过程孩子后大家都已经很难回忆起先前的提议了。

所以从我个人的经验，我总结了一些可以让你在不受内部干扰的情况下更快做出决策的窍门，而且行之有效。下面就是我的7个秘诀：

每次只做一个决策。不要把很多决策归结在一起.把每个待决定的提议都单独整理出来,那样就可以针对每一个提议独立讨论.这样还可以在有反对意见的时候缩小讨论的范围并且很有效的控制讨论和快速的总结.
保持决策过程的透明.让你的讨论过程更公开,不管在真实或网络环境下. 成功的公司会把决策公示给每一个人.背地里的协议只能激化猜测并且抑制团队在整体方向上的协调能力.
摆出事实.尽可能多的预先收集所有必要的信息.以数据作为根据的决策更为稳妥而且可以避免由个人情感因素而引发的决策过程中的混乱.
尽可能减少参与者.仅邀请决策中必须涉及的参与者.如果其他人表示出兴趣,可以将结果抄送给他但绝不要邀请他参与讨论.可以设想某个人的反对意见是否会影响到决策的结果,如果不能,就不要邀请他参与决策.
精简的语言.用最少的文字来表达你的提议.团队就会专注于某个范围内的问题,要不然那些无关的细节会模糊你要传达的信息还可能让你偏离主要的目标.
明白”决策”的含义.这点很明显,但当你要提出一个提议的时候,确保它是有意义的.将你的提议用可执行的语言表达清楚.这里经常会出问题.在你的标题和内容里增加需要表达的问题焦点并且使用必要的形式.当你想询问”你是否同意这个项目”的时候千万不要用”告诉我你是怎么想的”这样的描述.
记录决策结果.看上去简单但实施比较困难的一步,特别是在电子邮件中.高层管理人员之所以遵守时间是有原因的.当人们了解到某个正式的决定被存放在某个公开的地方的时候,人们就会迫于压力去遵守它.试想如果有一份保存在局域网或者网络上的协议.也许他并不在你参考的范围之内,但是仅仅知道它的存在就会使你有一种强大的压力和责任感迫使你去遵守它.

按照这样的步骤,不但可以让你个人体验到效率的极大提高而且还能提高团队效率.建立一个有效的决策系统并记录它们可以减少团队的压力而且增加团队之间的信任并带领团队走向更大的成功.

原文:The Fine Art of Decision-Making – 7 Tips for Getting Decisions Made Easier

作者:ZenHabits.com

imoook翻译,可以在TWITTER上找到我!

4条关于如何写好电子邮件的秘诀

imoook — Fri, 17 Apr 2009 06:23:32 +0000

任何人在踏入职场的第一天开始都迫不及待的想要了解那些”神秘”的职场法门和捷径.极有可能忽略了身边的一些小事.但有时,效率正取决于你做好了多少件微乎其微的小事,而不仅仅依赖于你有多么远大的理想.

暂时忘记远方你要攀登的高峰吧,今我们就从脚下的小路开始…

在我描述了种种不好的商业写作习惯之后.你一定会问我怎样才是正确的方法?很高兴能提及这方面的问题, 因为下面的几点就是针对这种情况的建议.

1.可执行性. 一份备忘录,报告,或者幻灯片与经典名著双城记的最大区别就在于前者是具有可执行性的.一本小说是为了让人欣赏,商业文档则是希望阅读者去执行一些事情:比如投资一家爆米花公司,填写一份器官捐献表格或者有序的疏散一座大楼里的居民.

问问自己:我的邮件是不是为了让读者去做执行某些事情的?如果不是,为什么我还要发这封邮件?

2.直截了当表达你的意思. M·奈特·沙马兰(惊悚片导演)是专门拿钱来吓唬观众的.而我们拿钱确是为了不让我们的老板收到惊吓. 不管你的目的是什么,在第一行直接写出来. 神秘感和情节是很好的娱乐和寓教方式,但如果你并不他们为生,那最好还是在文档中开门见山的表达你的意思.

问问自己:是否读者在没有详细阅览内容之前,仅从你的标题或第一句话就能了解你的意图?如果不能,那读者可能就不了解为什么在你连清晰的意图都没有时还在坚持你信(文档)中所写的内容.

3.不要假设. 你觉得你文档的读者需要了解像”如果地铁工人罢工项目就不能完成”或者”一切都取决于未来100年内不会发生5级飓风”,再或者”雷曼兄弟的破产会不会让整个行业分崩离析”这样的问题么? 让你的读者自己去思考. 不要假设每个人都会记得你说的每句话.如果你担心某段措辞,条款或者引用会引起别人的迷惑时,只需要有针对的解释清楚就可以了.

问问自己:有那些我写的东西是读者已经知道或者应该知道的?我是不是下意识的没有表达清楚?如果答案是肯定的,那么他们会对我之后说的东西表示迷惑也就不奇怪了.

4.清晰的思路. 你收到过多少封正文写着”你有什么想法?”而后面跟着长长的一串转发内容的邮件? 这封邮件的作者一定是在说,”我实在没时间跟你解释我的原因或者我想让你做什么.” 当你写邮件的时候,确保你已经对你的想法或者你想让读者花时间去做的事情进行了清晰的解释.

问问自己:我是不是已经在邮件中告诉读者我的看法或者可供读者回应的选择.如果没有,为什么我会假设他们能了解我的思想?

原文: 4 Tips for Writing Better Email

作者: David Silverman

imoook.com查看更多或follow me on twitter!